Erst durch umständliches Anklicken, kann der Empfänger die tatsächliche Mailadresse und damit die Institution, Firma, Organisation erkennen. Dafür ist aber keine Zeit, denn bei 300 – 400 PMs am Tag (!) ist das organisatorisch nicht möglich. Und nein, auch durch eine eindeutige Betreffzeile ist der Absender nicht zwingend zu erraten.
 
Doch bitte! Die Sendung des heiteren Beruferatens gibt es schon lange nicht mehr. Der Empfänger muss auf Anhieb wissen, um welche Firma oder Institution es sich handelt. Journalisten sind meist spezialisiert. Bekommt also ein Industriejournalist eine Pressemitteilung eines Reitvereins, kann er absolut nichts damit anfangen. So wichtig die neuesten Infos über die Weidemyopathie auch sein mögen. Der Industriejournalist wird diese Information nicht verarbeiten. Er wird die Pressemitteilungen öffnen, die mit seinem Spezialgebiet zu tun haben. Hier kennt er die Firmen und Institutionen oder hat zumindest von Ihnen gehört. Das heißt, er öffnet Pressemitteilungen, die einen eindeutigen Absender haben. Zum Spaß kann kein Journalist, kein Redakteur, Mails lesen.
 
Es ist auch nicht so, dass Journalisten nach einiger Zeit wissen, welche Pressevertreter zu welcher Firma oder Institution gehören. Erst einmal: Je größer das Haus des Absenders, desto größer die Chance, dass mehrere Pressesprecher / Pressemitarbeiter dort arbeiten. Und: Durchschnittlich verbleiben Pressesprecher nur vier Jahre an einem Arbeitsplatz. Das heißt, die nächste Pressemitteilung hat wieder einen neuen Absender, wenn nur ein Name genannt ist. Diese wandern in den Papierkorb.
 
Mit Jülich, DESY, Fraunhofer oder Firmennamen aus den Branchen, kann der Journalist aus dem Fachgebiet immer etwas anfangen. Aber nicht mit Müller, Meier, Schulze. Helfen Sie dem Journalisten, dann helfen Sie sich selbst. Schreiben Sie als Absender Ihren Arbeitgeber in die Absenderzeile, schreiben Sie den Absender dort hinein, für den Sie die Pressemitteilung aussenden.
 
Also bitte immer die Institution, Organisation oder Firma einschließlich Filiale nennen.
Was ist eine Filiale für einen Journalisten? Beispielsweise haben viele Firmen deutschlandweit oder gar weltweit Niederlassungen. Dabei stellen sie die unterschiedlichsten Produkte her. Eine Firma X stellt beispielsweise in Hamburg Toiletten, in Schwenningen Duschköpfe, in München Armaturen her. So ist es am sinnvollsten, wenn im Absender „Firma X – München“ steht.