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Heute möchte ich etwas über Pressesprecher erzählen: Vor wenigen Tagen erklärte ich, wie ein freier Journalist arbeitet: Artikelentstehung – Infos – und zwar sofort. Wie sieht es denn nun aus, mit einem optimalen Pressesprecher? Der geneigte Mitarbeiter sollte da also in seinem Öffentlichkeitsarbeitsbüro – oft allein, wenn die Firma nicht so groß ist, oder wenn nicht so viele Pressemitteilungen hinausgehen, bzw. erfahrungsgemäß nicht sehr viele Presseanfragen hereinkommen – sitzen. Bei großen Firmen können allerdings 40 und mehr Mitarbeiter in der Presseabteilung tätig sein. Alles schon gehabt. Wie dem auch sei.
Der qualifizierte Pressesprecher sollte sinnigerweise als Journalist gearbeitet haben. Ob als Freier oder Angestellter bei einer Zeitung oder Zeitschrift, ist dabei egal. Wichtig ist nur, dass er weiß, wie das Tagesgeschäft im Journalismus abläuft.
Die zweite Qualifikation eines Pressesprechers sollte das Wissen über das Unternehmen oder die Organisation sein, für das oder die er arbeitet. Stellt das Unternehmen beispielsweise Sondermaschinen her, muss er wissen
- was eine Sondermaschine ist
- wie eine Sondermaschine funktioniert
- welche Probleme es bei Sondermaschinen gibt
- wie der Kunde die Maschine erhält, die genau auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist
- wie der Ablauf eines Auftrags in seinem Hause ist
- wer solche Maschinen benötigt
- wie der Weltmarkt für Sondermaschinen aussieht
- worauf es beim Im- Und Export von Maschinen- und Maschinenteilen ankommt
- wie das gesamte Produkt- und Dienstleistungsportfolio der Firma aussieht
Mit diesen Grundlageninformationen kann der Pressesprecher schon ein qualifiziertes Interview mit einem Journalisten führen. Wenn jetzt noch etwas fehlt, ist es für jeden Journalisten verständlich, wenn weitere Fragen vom Pressesprecher nicht mehr beantwortet werden können.
Die dritte Qualifikation ist das „sprechen können“. Ein Pressesprecher muss nicht nur wissen, wovon er spricht, er sollte das auch verbal transportieren können. Es bringt dem zuhörenden Journalisten gar nichts, wenn der Pressesprecher mit 240 Silben in der Minute die Infos in seinen Bart murmelt und der Journalist nach demden zweiten Satz naschfragen muss, was er gesagt hat. Also bitte deutlich in normalem Sprechtempo.
Die vierte Qualifikation ist das Wissen über das Firmenorganigramm. Dabei muss der Pressesprecher ganz genau wissen:
- Wer die spezielle Frage des Journalisten beantworten könnte, und bereit und berechtigt dazu ist
- Wo sich diese Person in jedem Augenblick befindet (im Haus, auf Reisen, im Ausland, aber erreichbar, im Urlaub nicht erreichbar)
- Wer diese Person vertreten kann – und bereit und berechtigt dazu ist
- Weiterhin muss er wissen, wann es zeitlich für diese Person paßt.
Die fünfte Qualifikation ist die genaue Übersicht über die Informationen, die das Haus wann wo und unter welchen Umständen verlassen dürfen. Nichts ist peinlicher, als wenn der Pressesprecher dem Journalisten erklärt, dass er es zwar weiß, aber nicht weiß, ob er diese Informationen überhaupt weitergeben darf. Der Pressesprecher ist der Sprecher für das Unternehmen gegenüber der Presse. Es gibt kaum etwas Lächerlicheres, als einen Pressesprecher, der um die Fragen des Journalisten per Mail bittet, „weil er sie im Hause abstimmen muss“. Unter diesen Umständen braucht keine Firma und keine Organisation einen Pressesprecher – und kann sich das Geld sparen. Dafür geht man dann lieber mal mit den Kollegen essen. Der Pressesprecher ist übrigens selbst dafür verantwortlich, sich briefen zu lassen, was aus dem Haus darf, und was nicht. Dazu noch eine gehörige Portion Menschenverstand – und das Interview darf beginnen. Sollte es dagegen in diesem Unternehmen so sein, dass der Pressesprecher alles abzustimmen hat, sollte er sich lieber eine andere Firma suchen. Denn eines ist klar: Pressesprechern gegenüber muss die Firma / der Unternehmer / der Geschäftsführer absolut vertrauen. Wenn dieses Vertrauen nicht da ist, ist seine Arbeit eine Farce. Und: Es kostet den Ruf des Pressesprechers, wenn er in der Branche als inkompetent verschrien ist. Das spricht sich herum. Nicht umsonst wird jedes Jahr der „Pressesprecher des Jahres“ gewählt.
Die sechste Qualifikation – sozusagen die Königsqualifikation – ist, wenn der Pressesprecher auch noch aus dem Bereich kommt, in dessen Umfeld er arbeitet. Bei unserem Sondermaschinenunternehmen wäre es also königlich, wenn der Pressesprecher ein Ingenieur wäre, kombiniert mit der Qualifikation des guten Erklärers und dem Wissen, welche Firmeninformationen er transportieren darf – ein Traum für jeden Journalisten. Aber selbstverständlich kann dies auch eine Person tun, die in der Lage und gewillt ist, sich das Wissen anzueignen. Nichts ist fataler, als wenn der Pressesprecher erklärt, dass er so gar keine Ahnung hat.
Auch ist es nötig, dass ein Pressesprecher eine Reihe von Ordnern bereit hält, jeder für sich zu einem Schwerpunktthema des Unternehmens oder des Gegenstandes – beispielsweise Sondermaschinen, so dass er unterstützende Informationen dem Journalisten sofort hinterher schicken kann, nach seinem Gespräch. Diese Informationen sollten allerdings auch auf der Website im Pressebereich vorgehalten werden, so dass Journalisten dort schnell ran können, ohne erst Kontakt mit der Presseabteilung aufnehmen zu müssen.
Und zu guter letzt: Eine Presseabteilung sollte immer besetzt sein. Ist der Kollege beim Mittag, sollte es sich um täglich die gleiche Zeit handeln und jeder Mitarbeiter im Hause Bescheid wissen, von wann bis wann das ist. Diese Information macht sich auch gut auf der Firmenwebsite im Pressebereich direkt über oder unter der Telefonnummer des Pressesprechers, so dass der Journalist gleich „drüber fällt“.
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